Struktur Organisasi: Pentingnya Memahami Dimensi dan Desain Organisasi

Dimensi dan Desain Organisasi

Dalam kacamata para ahli organisasi. Dimensi struktur organisasi memiliki kerangka pandangan bahkan dikatakan tidak ada kesepakatan umum di antara para teoritikkus mengenai apa yang diartikan sebagai struktur organisasi.
Robbins mengemukakan ada tiga komponen yang menjadi dimensi struktur organisasi, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

Kompleksitas
Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi (perbedaan) yang ada di dalam sebuah organisasi (Robbins, 1994: 91). Deferensiasi dapat dilihat secara horizontal, vertical, dan spasial.
Deferensiasi horizontal adalah perbedaan antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, tingkat Pendidikan dan pelatihan pegawai. Dengan kata lain semakin banyak pekerjaan yang harus dilakukan pegawai di dalam organisasi, maka semakin pula organisasi tersebut. Kondisi nyata dari difernsiasi horizontal adalah spesialisasi dan departementalisasi.
Spesialisasi merupakan pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesialisasi terdiri dari spesialisasi fungsional dan sosial. Spesialisasi fungsional dicirikan oleh pekerjaan yang dipecah-pecah menjadi tugas yang sederhana dan berulang-ulang. Spesialisasi sosial dicirikan oleh individu yang dispesialisasi, bukan pekerjaannya dan pekerjaan tidak bersifat rutin. Departementlisasi adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas yang telah dibedakan secara horizontal.
Diferensasi vertical adalah pembedaan yang didasarkan pada kedalaman struktur, makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi/ganguan dalam komunikasi dan semakin sulit mengkoordinasikan pengambilan keputusan dari pegawai namajerial, serta makin sukar bagi top manajement untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi spasial adalah pembedaan yang didasarkan pada kondisi geografis, yakni sejauh mana lokasi (kantor) tempat produksi (barang/jasa), personalia, dan kantor pusat tersebar secara geografis. Sekolah-sekolah dari satu Yayasan yang tersebar di berbagai kab/kota merupakan salah satu organisasi yang dikategorikan diferensiasi spasial. Perbedaan ini akan memunculkan kompleksitas dalam struktur organisasi.

Formalisasi
Formalisasi adalah tingkat sejauhmana pekerjaan di dalam organisasi di standarkan. Konsekwensinya adalah pemegang pekerjaan hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya. Formalisasi sebaiknya ditulis untuk dapat memberikan kekuatan pada pengarahan perilaku pegawai. Dalam konteks ituformalisasi diartikan sebagai sebuah tingkat dimana peraturan, prosedur, instruksi, dan komunikasi di tulis.
Formalisasi penting karena standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Standarisasi juga mendorong koordinasi dan penghematan. Organisasi yang melakukan standarisasi akan memiliki berbagai manual organisasi, seperti manual akuntansi, manual personalia, manual diklat, dan sebagainya. Rumah makan ampera merupakan salah satu contoh dari formaliasi (standarisasi).
Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk melakukan standarisasi perilaku pegawai adalah seleksi (yang efektif), persyaratan peran (analisis yang tepat), peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan, pelatihan, dan ritual (bagian dari budaya organisasi).

Sentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Kosentrasi keputusan yang tinggi adalah sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi keputusan yang rendah adalah sentralisasi yang rendah atau disebut desentralisasi.
Desentralisasi mengurangi kemungkinan terjadinya beban informasi yang berlebihan, member tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, member masukan lebih banyak bagi sebuah keputusan, mendorong terjadinya motivasi dan merupakan sebuah alat yang potensial untuk melatih para manajer dalam mengembangkan pertimbangan yang baik. Sebaliknya sentralisasi menambah suatu persfektif yang menyeluruh terhadap keputusan-keputusan dan dapat memberikan efisiensi yang berarti.

Desain Organisasi
Desain organisasi didasarkan pada elemen-elemen umum dalam organisasi. Mintzberg (Robbins, 1994: 304) menyebutkan lima elemen umum dalam suatu organisasi, yaitu:

1. The operating core. Para pengawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang terhubung dengan produksi dari produk dan jasa. Dalam organisasi sekolah pegawai ini adalah guru. Guru dikatakan sebagai ujung tombak Pendidikan yang berinteraksi langsung dengan layanan jasa pembelajaran kepada peserta didik.
2. The strategic line. Manajer yang tingkat puncak yang diberi tanggungjawab keseluruhan untuk organisasi, pada organisasi sekolah, orang ini adalah kepala sekolah.
3. The middle line. Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apec. Dalam konteks perguruan tinggi orang-orang ini adalah para dekan yang bertugas memfasilitasi strategic apec untuk terimplementasi pada level jurusan. Di organisasi sekolah, posisi ini dapat diidentifikasi sebagai wakil kepala sekolah yang bertugas menjebatani kebijakan strategis sekolah supaya dapat terimplementasi pada level guru-guru dan staf.
4. The techno structure. Para analis yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi. Dalam konteks organisasi Pendidikan di Indonesia, masih jarang sekolah yang memiliki tenaga ini.namun demikian tidak menutup kemungkinan pada sekolah-sekolah tertentu ada yang memiliki elemen organisasi ini.
5. The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi. Di persekolah staf ini dikenal dengan tenaga administrative sekolah (TAS).
   

Berdaarkan lima elemen yang dikemukakan Mintzberg inilah, Robbins menganalisi desain organisasi yang berbeda. Perbedaan desain organisasi dikarenakan organisasi memiliki system dan aturan yang berbeda dalam lima elemen tersebut. Lima konfirgurasi umum yang dimaksud adalah struktur sederhana, birokasi mesin, birokasi professional, struktur division, dan adhocracy.

Struktur sederhana disarankan untuk organisasi yang kecil dengan karakteristik organisasi yang masih dalam tahap awal dibentuk, lingkungan organisasi sederhana dan dinamis, menghadapi krisis, atau jika yang mempunyai kekuasaan dalam organisasi ingin agar kekuasaan tersebut disentralisasi.
Birokasi mesin didesain untuk organisasi yang efektif dapat menangani ukuran yang besar , lingkungan yang sederhana dan stabil dan sebuah teknologi yang terdiri atas pekerjaan yang rutin dan standarisasi.
Birokasi professional yang didesain untuk pekerjaan yang rutin, hanya saja para anggota birokasi professional adalah para spesialissi teknis yang menghadapi sebuah lingkungan yang kompleks. Intinya supaya operasional keseharian yang kompleks dapat berjalan secara efektif.
Struktur divisional banyak persamaannya dengan birokrasi mesin. Struktur ini didesain untuk menanggapi strategi yang menekankan kepada keanekaragaman pasar atau produk, dimana organisasi tersebut besar, teknologinya dapat dibagi-bagi, dan lingkungannya cenderung untuk menjadi sederhana dan stabil.
Adhocracy meminta agar manajemen puncak melepaskan kebanyakan pengawasan. Konfigurasi ini cocok untuk organisasi yang memiliki strategi variative, beresikotinggi, teknologi tidak rutin, atau lingkungannya mungkin dinamis atau kompleks.

Kesimpulan
Dimensi struktur organisasi merupakan ukuran-ukuran yang berkaitan dengan besarnya, luasnya, kerumitannya, maupun keformalan suatu struktur organisasi dan aktifitasnya. Struktur organisasi tidaklah selamanya tetap tapi bisa berubah baik semakin luas (besar) ataupun semakin kecil. Hal ini dapat dipengaruhi salah satunya oleh semakin besarnya atau makin berkembangnya suatu organisasi ataupun makin kecilnya organisasi tersebut, dimana menuntut adanya restrukturisasi atau penyusunan kembali struktur organisasi baik diikuti dengan perombakan sebagian maupun secara total. Ada tiga poin penting dalam dimensi struktur organisasi yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

Daftar Pustaka

• Hermawan, D & Triana, C. (2015). Organisasi Pendidikan, p.75-p.78, Manajemen Pendidikan, TIM Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indosesia. Bandung: Alafabet.
• Robbins, Stephen P. (1990). Organizations Theory: Structure, Design, and Application. Prentice Hall Inc. Ahli bahsa: Yusuf Udaya. 1994. Teori Organisasi: Struktur, Disain, dan Aplikasi. Jakarta: Arcan.
• Tim Dosen Administrasi Pendidikan. (2015). Manajemen Pendidikan. Bandung: Alfabet.
  

Location:

Berbagi :